Het is slim om met het maken van de gastenlijst te starten. Als jullie met de gastenlijst aan de slag gaan, bedenk je namelijk meteen of het een intiem of juist een groot feest wordt. Wordt het een feest met alleen directe familie en beste vrienden? Of pakken jullie groot uit en nodigen jullie ook verre familie, kennissen en de buren uit? Als de gastenlijst af is, is de kans groot dat jullie ook meteen weten wat voor feest jullie willen geven.

Hebben jullie al een specifieke dag in gedachten voor het feest of zijn jullie flexibel? Als de datum nog niet vast staat, kijk dan vooral wat haalbaar is voor de gasten. In het weekend hebben veel mensen vrij en is de kans groot dat de meeste gasten erbij kunnen zijn. Zijn er veel kinderen bij, dan is het fijn om het feest overdag te vieren en niet alleen in de avond. Willen jullie het feest ergens op locatie vieren? Houd dan ook rekening met de beschikbaarheid van de locatie.

Het is belangrijk om van tevoren te bedenken hoeveel geld jullie uit willen geven aan het feest. Een feest organiseren kan namelijk binnen elk budget. Het ligt er helemaal aan wat de wensen zijn. Als jullie een klein budget hebben, is het slim om het feest thuis te vieren of bijvoorbeeld een tuinfeest te geven. Willen jullie een groot feest organiseren en flink uitpakken? Dan is het leuk om voor een feestlocatie te kiezen. Een mooie feestlocatie maakt het event extra bijzonder en jullie hoeven zelf tijdens de voorbereidingen én het feest zelf veel minder te regelen.

Hebben jullie besloten om uit te pakken? Bij Swijnenburg zijn jullie aan het juiste adres. We hebben alles in huis om jullie wensen om te zetten naar een origineel feestprogramma dat helemaal bij jullie past. Met een feestelijke high-tea, een lunch, borrel of spetterend feest zorgen we ervoor dat het een onvergetelijke dag wordt. Op onze prachtige Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel of Buitenplaats Sparrendaal leggen wij jullie en jullie gasten graag in de watten. Groots uitpakken, maar toch liever thuis het evenement organiseren? Kijk goed naar hoeveel ruimte er is en overweeg om een tent te lenen of te huren om de ruimte in huis uit te breiden.

Natuurlijk is het bedenken van een thema niet verplicht, maar het kan jullie feest soms net dat beetje extra geven. Ook kunnen de feestelijke decoraties erop worden afgestemd. Klik hier voor 4 originele ideeën voor jouw themafeest! Liever geen thema, maar vinden jullie het wel leuk als iedereen goed gekleed komt? Kies voor een  dresscode. Een feestelijke dresscode is Cocktail: informeel , kleurrijk met een chique twist. Een andere bekende dresscode is Tenue de Ville. Een nette dresscode met vooral subtiele, zachte tinten en vaak gedragen bij bruiloften, buitenfeesten en feesten overdag.

Met de hapjes en drankjes kunnen jullie alle kanten op. Een bbq, een walking dinner, een gangen diner of borrelhapjes met een drankje. Het is net wat jullie voorkeur heeft. Vieren jullie het feest thuis en gaan jullie zelf aan de slag met de hapjes? Regel dan wat extra handen. Vrienden of familie vinden het vaak leuk om te helpen en het maakt de voorbereidingen extra leuk. Zorg  ook voor voldoende glazen, servies en bestek. En als jullie kiezen voor een diner zorg dan ook voor voldoende stoelen. Vieren jullie je feest op locatie? Bij Swijnenburg ontzorgen we jullie volledig. We denken graag met jullie mee en bekijken samen de mogelijkheden.

Kleed de ruimte waar jullie het feest vieren mooi aan. Zet de welkomstdrankjes klaar, trek een mooie outfit aan en het feest kan beginnen! Ontspan, want dankzij jullie goede voorbereiding is alles tot in de puntjes geregeld en kunnen jullie genieten van het feest!

Ben jij van plan een groot evenement te organiseren bij onze evenementenlocaties Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel en Buitenplaats Sparrendaal. Neem dan contact met ons op. Wij helpen graag!

Weet waarvoor uw gasten komen en vraag ze hier gerust naar tijdens de voorbereidingen van het evenement. Wat verwachten ze te leren? Met welke informatie willen ze naar huis? Wie willen ze spreken tijdens de bijeenkomst? Stem het programma en de werkvormen tijdens de dag zoveel mogelijk af op deze verwachtingen.

Wat voor locatie past bij het evenement? Kiest u voor een locatie midden in de stad of willen de gasten er juist even tussenuit? Een unieke evenementenlocatie middenin het groen zorgt ervoor dat de gasten er echt even helemaal tussenuit zijn en loskomen van hun dagelijkse werkzaamheden. Ze hoeven niet te denken aan het werk maar zijn er echt helemaal voor uw bijeenkomst.

Op welke plek gaat u uw evenement organiseren? De eventmanager van een locatie kan u als geen ander helpen aan achtergrondinformatie over de locatie. Wellicht is hier wel een hele interessante koppeling te vinden wat het verleden en heden met elkaar verbindt. De locatie biedt niet alleen onderdak waar u tijdens het evenement te gast bent maar is onderdeel van het grotere geheel. Inspireert u gasten met de geschiedenis en cultuur die u vindt op bijvoorbeeld een historische buitenplaats of bij een kasteel, zoals onze evenementenlocaties Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel & Buitenplaats Sparrendaal.

Bedenk wat uw bijeenkomst uniek maakt en hoe u hier op een eigentijdse manier op in kan spelen met de culinaire invulling. De evenementenlocatie is op de hoogte van de trends en ontwikkelingen die er op dit moment zijn op culinair gebied. Deel de invulling van het evenement, zodat de eventmanager van de locatie met je mee kan denken en adviseren welke invulling het beste bij de bijeenkomst past.

Een goede naam is nog geen goede spreker. Zoek niet enkel een spreker welke aansluit bij het onderwerp van de dag, maar zorg dat deze ook aansluit bij de gasten. Houden jouw gasten van een serieuze spreker, een strakke presentatie, een grapje of een muzikaal intermezzo? Voor elke doelgroep en elk onderwerp is er een passende spreker te vinden. Laat je adviseren door partijen die hier elke dag mee werken.

Durf de standaard opstelling van een theateropstelling, beamer, scherm en spreker los te laten. Bedenk telkens weer wat wil ik bereiken met deze bijeenkomst. Wil u betrokkenheid creëren, plaats de gasten in een halve cirkel om de spreker heen of actie en reactie met een Lagerhuis opstelling. Laat de gasten actief met het thema van de dag aan de slag gaan. Stuur ze eropuit en laat ze opdrachten maken in de tuinen. Je zult zien dat dit veel meer oplevert dan een standaard programma en de gasten gaan aan het eind van de dag vol enthousiasme en nieuwe kennis naar huis. Op een inspirerende bijeenkomst!