Een online of hybride evenement organiseren

Hybride evenementen, livestreams, webinars; online evenementen zijn niet meer weg te denken uit het zakelijke evenementenaanbod. Er wordt steeds vaker gekozen voor een online of hybride evenement, maar hoe organiseer je dit nou?

Een compleet online evenement is een evenement dat bestaat uit keynotes, breakouts en netwerkmomenten. Net als bij een echt evenement. Een online evenement is meer dan alleen een livestream en vereist dan ook een professioneel platform, waar iedereen samenkomt.

Bij een hybride evenement worden de fysieke en online werelden met elkaar verweven tot één evenement. Zo is het voor de bezoekers mogelijk om het evenement fysiek bij te wonen wanneer hij behoeften heeft om te netwerken. En is het ook mogelijk om deel te nemen vanuit huis, als hij bijvoorbeeld minder tijd tot zijn beschikking heeft. Maar hoe organiseer je nu een online of hybride evenement?

Bepaal de doelstelling van jouw evenement
De basis van online en offline evenement is gelijk aan elkaar. Zo start ook de organisatie van een online evenement met het bepalen van doelstellingen. Bepaal van te voren wat je met het evenement wilt bereiken.

Kies een tool
Bij een fysiek evenement kies je als eventmanager een locatie op basis van ligging, bereikbaarheid en uitstraling. Bij een online evenement vallen deze elementen weg en kijk je naar welke techniek belangrijk is voor jouw evenement. Is een livestream genoeg? Of wil je juist inspelen op de beleving door een volledige online omgeving met programma’s en interactie te creëren?

Om dit te bepalen kijk je naar het aantal deelnemers, mogelijkheden voor interactie, wel of niet live en het uitzenden vanuit huis of vanuit een studio. Wanneer je dit allemaal bepaald hebt, zorg je voor de juiste benodigdheden. Swijnenburg helpt je graag met het vinden van de juiste tools en benodigdheden en heeft meerdere partners tot zijn beschikking.

Bepaal het programma
Bij een online evenement zijn deelnemers sneller afgeleid waardoor het nog belangrijker is om jouw deelnemers betrokken te houden. Zorg voor een compact en afwisselend programma van ongeveer drie uur. Vergeet daarbij niet om pauzes in het programma op te nemen. Op deze manier geef je de deelnemers de gelegenheid om de informatie te laten bezinken en wat te eten en te drinken. Zo kan je starten met een gezamenlijke opening en vervolgens in break-outrooms gaan waarnaar je weer terugkomt voor een gezamenlijke afsluiting.

Tijdens het evenement
Tijdens het online evenement moet er ingespeeld worden op de beleving van de bezoekers. Zorg bijvoorbeeld voor livemuziek tijdens de pauze of een andere gave act. Ook moeten er voldoende netwerkmogelijkheden zijn. Dit kan bijvoorbeeld door chatfuncties in een online omgeving maar ook door deelnemers zichzelf even voor te laten stellen tijdens een break-out sessie.

Na het evenement
Na afloop van het evenement kun je de opnames delen met jouw bezoekers. Zo kunnen deelnemers die niet bij elke sessie aanwezig konden zijn dit op een later moment nog terug kijken. Op deze manier zorg je ervoor dat jij als evenement flexibiliteit biedt aan jouw bezoekers. Daarnaast is het fijne aan online evenementen dat je veel kan meten én meten is weten. Zo kun je analyseren wanneer deelnemers afhaken, wanneer deelnemers chats sturen en wat de inhoud is van deze chats. Wanneer je deze resultaten analyseert kan je bepalen wat je hieruit mee kunt nemen naar een volgende editie.

Bij Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel & Buitenplaats Sparrendaal is het mogelijk om een online of hybride evenement te organiseren. Onze historische locaties zijn het perfecte decor voor een livestream, maar ook voor de fysieke gasten bieden wij talloze mogelijkheden. We denken graag met jou mee over de invulling van jouw online of hybride evenement zodat we er samen een onvergetelijke dag van kunnen maken! Neem gerust contact met ons op zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.

Team Swijnenburg Sales Contact ons op WhatsApp!