Wat zijn de taken van de ceremoniemeesters?

Eén van de belangrijkste rollen op een bruiloft is de rol van de ceremoniemeester. Hij of zij zal veel zorgen van jullie uit handen nemen. Zowel voor, tijdens als na de bruiloft. Het is dus belangrijk om iemand te vragen die je vertrouwt, die graag dingen regelt en ook graag contact zoekt. Hij of zij moet namelijk op de dag zelf contact houden met de locatie, de leveranciers en er zijn altijd nog wat laatste dingen die geregeld moeten worden. Je kunt er natuurlijk ook meer dan één kiezen, zoals jullie neef en nicht, jullie twee beste vrienden, of de broers en zussen van de bruidegom. Waar jullie je prettig bij voelen! Maar wat doet zo’n ceremoniemeester nou precies? Dat is afhankelijk van wat jullie graag zelf doen en wat jullie graag uit handen geven. Maar hierbij een paar voorbeelden:

De wensen van het bruidspaar bespreken

Het belangrijkste is natuurlijk dat de ceremoniemeester weet wat jullie verwachten van jullie grote dag. Begin daarom met het inplannen van een moment met jullie ceremoniemeester om jullie wensen door te spreken. Zo zitten jullie gelijk op één lijn en begint de communicatie vloeiend.

Nadat jullie de wensen besproken hebben, is het handig om een to do lijst op te stellen. Wat moet er gebeuren en voor welke datum moet dit gedaan zijn? Deze lijst kun je op een gezamenlijk document zetten, zoals in Google Spreadsheet, zodat jullie allen real time kunnen zien wat er nog moet gebeuren, of dat er juist al dingen gedaan zijn. Scheelt weer onnodig stress! Tevens kunnen jullie ook een gezamenlijke e-mail aanmaken, voor alle communicatie met leveranciers. Zo houden jullie allen zicht op de communicatie en wat komen gaat. Vergeet uiteindelijk natuurlijk ook niet een vervolgafspraak in te plannen, om te evalueren hoe ver jullie zijn.

Leverancierslijst maken

Leveranciers zijn enorm belangrijk. Zij regelen de taart, bloemen, locatie, visagie en dergelijke. Het is dus van belang om altijd hun gegevens bij de hand te hebben. Een leverancierslijst is daarbij handig. Hierin staat informatie over de bijbehorende contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres. Mocht er iets niet kloppen, of er zijn wijzigingen vanuit jullie kant, dan kan je hen altijd benaderen.

Versturen van de trouwkaarten

Het bruidspaar bedenkt het ontwerp van de kaart, maakt de complete gastenlijst met namen, adressen, telefoonnummers en/of e-mailadressen en aan de ceremoniemeester (vaak) de taak om de kaarten vervolgens te bestellen en versturen. De ceremoniemeesters kunnen dan namelijk een briefje bij de kaart stoppen, met een verzoek of bericht aan de gasten. Als er bijvoorbeeld een verrassing bedacht wordt voor jullie of als de locatie specifieke verzoeken heeft over bijvoorbeeld parkeren. Het is hierbij ook aan de ceremoniemeester de taak om eventuele gasten te contacteren die geen reactie hebben gegeven. Het is namelijk voor de locatie en financieel gezien goed om op tijd te weten hoeveel definitieve gasten er komen.

Chef planning en contact

Voor en op de dag zelf is de ceremoniemeester het aanspreekpunt voor de gasten en de event manager op de locatie. Hij of zij moet weten wat er op de planning die dag staat, waar alles heen mag en wat er nodig is. Het is voor de gasten handig om te weten wie de ceremoniemeester is en hoe ze hem/haar kunnen bereiken met vragen. De ceremoniemeester is de regisseur van de bruiloft. Daarom moeten gasten die een speech willen doen bij hem/haar aankloppen. Natuurlijk is er gecheckt bij het bruidspaar of ze hier voor open staan. Zo ja, laat het de gasten dan weten! Aan de ceremoniemeester de taak om de speeches in het draaiboek te verwerken en te communiceren met de event manager op de dag zelf, dit geldt ook voor de muziek en decoratie.

Het draaiboek? Jazeker! Het draaiboek geeft leidraad en zorgt ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat er wanneer gaat gebeuren. Natuurlijk maakt de ceremoniemeester het draaiboek samen met het bruidspaar, want jullie hebben eenmaal in hun hoofd hoe jullie de grote dag voor jullie zien. Hoe laat beginnen de voorbereidingen? Hoe laat begint de ceremonie? Wanneer worden de bruidsfoto’s gemaakt? Hoe laat willen jullie taart eten en proosten? Zijn er dieetwensen? Het komt allemaal in het draaiboek te staan. Tevens moeten jullie ook een tafelschikking maken voor het diner. Wie zit waar, wie heeft welke allergie en waar moeten we rekening mee houden? Zijn er bijvoorbeeld kinderen bij met een ander menu?

Op de dag zelf

Het is zover; de ceremoniemeester verwelkomt de gasten, maakt duidelijk waar ze hun cadeautje kwijt kunnen (zorg er trouwens voor dat er altijd iemand bij de cadeaus staat en wanneer alle cadeaus binnen zijn deze netjes opgeborgen worden), waar het gastenboek is en begeleid ze naar de ruimtes per onderdeel.  Begeleidt ook het bruidspaar naar de ceremonie toe. Staat de bruidegom klaar? Staat de bruid klaar samen met degene die haar weggeeft? Heeft ze het boeket?

Tijdens de ceremonie zorgt de ceremoniemeester ervoor dat de ringendrager de ringen heeft en de getuigen en bruidsmeisjes/-jongens begeleid worden naar het altaar. Na de ceremonie zorgt hij/zij ervoor dat de gasten het bruidspaar kunnen feliciteren en begeleid de erehaag, als die er is. Voorzie de gasten van bijvoorbeeld sterretjes, bellenblazen of iets een glaasje cava! Na het eten begeleid de ceremoniemeester de gasten en het bruidspaar naar het feest en begeleid hij/zij de avondgasten voor hun ontvangst.

Natuurlijk is de ceremoniemeester ook degene die laat weten wanneer de openingsdans ingezet kan worden en wanneer er stukjes uitgevoerd kunnen worden als verrassing voor het bruidspaar. Vaak vertrekt het bruidspaar iets eerder dan de gasten, zodat alle gasten ze kunnen uitzwaaien. Regel hier bijvoorbeeld ook leuke sterretjes, kaarsjes of lichtjes voor. Natuurlijk kun de rolverdeling hiervoor ook bespreken met het personeel van die locatie.

De locatie checken

Het is natuurlijk altijd belangrijk om te weten hoe de locatie in elkaar zit. Het is handig als de ceremoniemeester eventueel om een rondleiding van het personeel vraagt. Waar kan het bruidspaar zich terugtrekken en opfrissen? Is alles netjes? Waar zijn de wc’s? Is alle decoratie goed opgehangen? Is er een welkomstbord en staat die goed? Waar leg je de gastenboeken neer, en waar komen de cadeaus? Alles wat je voorbereid hebt, kun je daar even nalopen!

Er komt dus veel bij kijken, bij de rol als ceremoniemeester(s). We begrijpen dat er veel op hem/haar af komt, zeker als ze dit niet eerder of vaker gedaan hebben. Wij helpen je hier natuurlijk erg graag bij! In het proces ervoor kunnen onze Account Managers helpen en adviseren en op de dag zelf zijn er natuurlijk ook genoeg personeelsleden aanwezig die kunnen helpen.

Op onze trouwlocaties Buitenplaats Amerongen, Buitenplaats Sparrendaal en Huis Scherpenzeel bieden we alle ruimte voor verschillende bruiloften en mogelijkheden. Neem gerust contact met ons op en we dan bekijken we samen met jullie en het bruidspaar de wensen en de mogelijkheden, zodat het een dag wordt om nooit meer te vergeten!