Zes tips voor een geslaagde bijeenkomst voor u en uw gasten

Wat maakt uw bijeenkomst tot een succes? Of er nu een netwerkbijeenkomst, een training, congres of borrel wordt georganiseerd, er zit altijd een doel achter de bijeenkomst. En dat doel bepaalt uiteindelijk of een bijeenkomst wel of niet succesvol is geweest. Bij Swijnenburg organiseren we het gehele jaar door allerlei verschillende evenementen. Met onze jarenlange ervaring in de eventbranche hebben wij een aantal tips geschreven om u te helpen alles uit uw bijeenkomst én het doel te halen.

Bepaal van te voren het doel en uw doelgroep

Bedenk van te voren wat het doel is van de bijeenkomst. Waarom brengt u mensen samen en wat is de boodschap die aan het einde van de bijeenkomst overgebracht moet zijn. Het is goed om van te voren te bepalen wat, hoelang en wie er nodig zijn om dit doel te bereiken. En bepaal voor welke doelgroep deze bijeenkomst interessant is.

U wilt tijdens de bijeenkomst zo doelgericht mogelijk te werk gaan. U hebt hier het meeste profijt van als de genodigden het onderwerp herkennen en interessant vinden. Hoe breder het publiek, hoe lastiger het is om een boodschap goed over te brengen.

Kies een passende locatie

Zodra u op zoek gaat naar een locatie voor de bijeenkomst, bedenk dan wat het doel is van het evenement. Houd de missie en visie van het bedrijf waar u het evenement voor organiseert in uw gedachte want het is belangrijk dat de locatie hierbij aansluit.

Gaat het bijvoorbeeld om een belangrijke presentatie voor bedrijfsbestuurders en zullen er belangrijke beslissingen gemaakt worden die voor uw, als bedrijf, grote invloed zullen hebben, dan zal er eerder voor een bijzondere locatie worden gekozen met een breed scala aan faciliteiten die goed aansluiten bij het doel van het evenement.

Aspecten die tegenwoordig steeds belangrijker zijn bij het kiezen van een locatie zijn duurzaamheid van de evenementenlocatie, groene en landelijk omgeving (mogelijkheid om buiten te zijn in pauzemomenten en er even helemaal tussenuit te zijn) en gezonde en afwisselende culinaire invulling. Het kiezen van de juiste locatie is een belangrijk onderdeel voor een geslaagde bijeenkomst.

Verwachtingsmanagement

Zorg ervoor dat bij de genodigden duidelijk is wat ze kunnen verwachten van de bijeenkomst. Denk hierbij aan het thema, wie er komen spreken en wat de onderwerpen zijn. Benadruk bij de genodigden waarom het onderwerp en thema van de bijeenkomst interessant voor hen zijn. Daarnaast is het voor de genodigden ook fijn om te weten wie er nog meer genodigd zijn zodat deelnemers weten wat voor netwerkmogelijkheden de bijeenkomst biedt.

Spanning opbouwen naar het evenement toe

Om de interesse te wekken van de genodigden is het slim om niet alles prijs te geven. Deel de nodige informatie, maar houd iets achter de hand waardoor de genodigden nieuwsgierig worden naar het event. Denk hierbij aan; het prijsgeven wie er komt spreken maar niet op welke manier en dergelijken.

Houd het interactief

De tijd van stilzitten en luisteren is zo goed als voorbij. Zoek de interactie op met de deelnemers vanaf moment één. In het voortraject kan dit bijvoorbeeld door middel van: reactie op de uitnodiging, filmpje van de spreker of een app van het evenement waarbij de deelnemers alle benodigde informatie kunnen vinden. Tijdens het evenement zelf kan dit door het inplannen van een debat, quiz of tafelgesprekken.

Dankzij ruimte voor interactie worden de deelnemers geprikkeld. De deelnemers zullen de kennis beter tot zich nemen en hun eigen kennis delen. Dit is voor zowel de andere deelnemers als de organisatie succesvol en wordt de bijeenkomst als succesvoller ervaren door alle aanwezigen.

Kies voor een juiste afsluiting

De afsluiting is het laatste onderdeel dat de aanwezigen zullen onthouden. Zorg ervoor dat dit inspirerend, sterk en duidelijk is. Of sluit zelfs feestelijk af met een diner of walking diner. Zorg voor een gave herinnering doet het altijd goed, denk hierbij aan een aftermovie van het event zodat de aanwezigen de highlights van de bijeenkomst kunnen terugzien.

Hopelijk heb je iets aan deze 6 bouwstenen voor een succesvol evenement. Zo zijn er nog veel meer tips en tricks voor het organiseren van de juiste bijeenkomst, wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Team Swijnenburg Sales Whatsapp