Zes tips voor een inspirerende (zakelijke) bijeenkomst

Weet waarvoor uw gasten komen en vraag ze hier gerust naar tijdens de voorbereidingen van het evenement. Wat verwachten ze te leren? Met welke informatie willen ze naar huis? Wie willen ze spreken tijdens de bijeenkomst? Stem het programma en de werkvormen tijdens de dag zoveel mogelijk af op deze verwachtingen.

Wat voor locatie past bij het evenement? Kiest u voor een locatie midden in de stad of willen de gasten er juist even tussenuit? Een unieke evenementenlocatie middenin het groen zorgt ervoor dat de gasten er echt even helemaal tussenuit zijn en loskomen van hun dagelijkse werkzaamheden. Ze hoeven niet te denken aan het werk maar zijn er echt helemaal voor uw bijeenkomst.

Op welke plek gaat u uw evenement organiseren? De eventmanager van een locatie kan u als geen ander helpen aan achtergrondinformatie over de locatie. Wellicht is hier wel een hele interessante koppeling te vinden wat het verleden en heden met elkaar verbindt. De locatie biedt niet alleen onderdak waar u tijdens het evenement te gast bent maar is onderdeel van het grotere geheel. Inspireert u gasten met de geschiedenis en cultuur die u vindt op bijvoorbeeld een historische buitenplaats of bij een kasteel, zoals onze evenementenlocaties Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel & Buitenplaats Sparrendaal.

Bedenk wat uw bijeenkomst uniek maakt en hoe u hier op een eigentijdse manier op in kan spelen met de culinaire invulling. De evenementenlocatie is op de hoogte van de trends en ontwikkelingen die er op dit moment zijn op culinair gebied. Deel de invulling van het evenement, zodat de eventmanager van de locatie met je mee kan denken en adviseren welke invulling het beste bij de bijeenkomst past.

Een goede naam is nog geen goede spreker. Zoek niet enkel een spreker welke aansluit bij het onderwerp van de dag, maar zorg dat deze ook aansluit bij de gasten. Houden jouw gasten van een serieuze spreker, een strakke presentatie, een grapje of een muzikaal intermezzo? Voor elke doelgroep en elk onderwerp is er een passende spreker te vinden. Laat je adviseren door partijen die hier elke dag mee werken.

Durf de standaard opstelling van een theateropstelling, beamer, scherm en spreker los te laten. Bedenk telkens weer wat wil ik bereiken met deze bijeenkomst. Wil u betrokkenheid creëren, plaats de gasten in een halve cirkel om de spreker heen of actie en reactie met een Lagerhuis opstelling. Laat de gasten actief met het thema van de dag aan de slag gaan. Stuur ze eropuit en laat ze opdrachten maken in de tuinen. Je zult zien dat dit veel meer oplevert dan een standaard programma en de gasten gaan aan het eind van de dag vol enthousiasme en nieuwe kennis naar huis. Op een inspirerende bijeenkomst!