Zeven tips voor een succesvol evenement

Hoe organiseert u een succesvol evenement? Dit begint bij een aantal vragen. Wie wilt u er graag bij? Wat is het budget? Op welke data vind het evenement plaats? Waar gaat het evenement plaatsvinden? En hoe gaat het eruit zien? Wij hebben zeven tips voor een succesvol evenement samengesteld.

Tip 1: Houdt uw doelgroep en doelstellingen in het oog

Wie wilt u er graag bij? En waarom? Wat wilt u daarmee bereiken? Met correct geformuleerde doelstellingen en een gerichte doelgroep is achteraf evalueren efficiënter. Ook heeft u tijd en houvast om naar terug te grijpen in de stappen van het plannen van uw evenement.

Waarschijnlijk heeft u al een doelgroep in gedachten, maar die zal u nog wel verder moeten specificeren. Nodigt u alleen klanten van uw bedrijf uit of ook leveranciers, buurtbewoners en sponsors? Ex-werknemers? U zult hierin heel wat afwegingen moeten maken. Niet alleen ten aanzien van uw budget maar ook ten aanzien van de locatie, te houden lezingen of presentaties en de catering.

Tip 2: Overspeel uw hand niet; het budget voor uw evenement

Het beschikbare budget is van grote invloed op de organisatie van uw evenement. U zet alle kosten en uitgaven onder elkaar, per onderdeel van het evenement. Het beste kan u de kosten zo veel mogelijk uitsplitsen. Neem bijvoorbeeld niet een kostenpost op voor “drank en eten” maar neem hiervoor twee aparte posten op. Zo kunt u later makkelijker schuiven met het budget. Noteer alles wat geld gaat kosten. Aan het einde van de kostenraming kunt u berekenen wat de kosten per gast zullen zijn. Dit geeft een duidelijk beeld en kan u doen besluiten de zaken nog weer anders aan te gaan pakken.

Tip 3: Kies uw moment

Niet handig: zomaar een datum prikken en het evenement gaan organiseren. Een grote kans dat u nét het verkeerde moment kiest. Dit zijn een paar dingen waar u op moet letten, bij het uitkiezen van een datum en tijd:

Vakanties
Misschien heeft u zelf geen schoolgaande kinderen en staat u er niet bij stil: de schoolvakanties. Het is natuurlijk een heel slecht moment om uw evenement in de paasvakantie of herfstvakantie te houden. Uw gasten zijn dan eerder geneigd om thuis te blijven.

Dagen van de week
Elke dag van de week heeft zijn eigen voor- en nadelen. Zo is maandag geschikt voor bedrijven die zelf in de horeca of evenementbranche werkzaam zijn. Overige zakelijke evenementen kunt u het beste plannen op dinsdag, woensdag of donderdag. De woensdag is daarvan de minst geschikte dag omdat er dan veel parttimers werken. Feestelijke evenementen organiseert u het beste op vrijdag of zaterdag en eventueel zondag. Op zondag kan het goed zijn om te checken of er onder uw gasten mensen zijn die naar de kerk willen en op die dag niet uitgaan.

Tip 4: De beste locatie kiezen

De locatie van uw evenement is een grote succes bepalende factor. Als u op zoek gaat naar de perfecte locatie dan weet u inmiddels wat voor evenement u organiseert, voor wie en wat het budget is. De locatie is het decor van uw evenement. De bijzondere evenementenlocaties van Swijnenburg bieden plaats aan zakelijke gezelschappen van 2 tot 350 personen. Onze locaties zijn centraal gelegen, beschikken elk over parkeermogelijkheden en zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Zoals Buitenplaats Amerongen, deze buitenplaats is een inspirerende locatie: met zorg gerestaureerd, met smaak ingericht. Onze gedreven professionals zorgen ervoor dat uw zakelijke of persoonlijke evenement een blijvende impact maakt op uw gasten. Of Buitenplaats Sparrendaal een exclusieve en bijzondere evenementenlocatie voor zakelijke bijeenkomsten of privéfeesten. Uiteraard kunt u ook kiezen voor Huis Scherpenzeel, een intieme én exclusieve ruimte voor u en uw gezelschap. Vergader of vier in stijl met uw gezelschap.

Bezoek elke locatie die je op het oog hebt, laat je rondleiden en stel alle vragen die je wilt stellen.

Tip 5: De rol van de catering

Lekker drinken en eten is bij Swijnenburg vanzelfsprekend. Het keukenteam voorziet in de culinaire verzorging in restaurant Bentinck, Buitenplaats Sparrendaal, Huis Scherpenzeel en alle panden van Buitenplaats Amerongen. We koken op topniveau, waarbij de chefs zich laten inspireren door het seizoen en de groenten uit de moestuinen van het kasteel. De mogelijkheden zijn eindeloos. Neem nou bijvoorbeeld een informele lunch bij een zakelijke bijeenkomst, dinerbuffet, walking dinner, barbecue of een high tea.

Tip 6: Wees zichtbaar tijdens uw evenement

Denk niet dat het klaar is als uw evenement eenmaal van start is gegaan. Dit is hét moment om zichtbaar te zijn. De dag van het evenement begint u met een kickstart meeting met uw team en eventueel ingehuurd personeel. Daarna is een persoonlijke touch aan het evenement ook gewenst. Zorg er voor dat er altijd iemand gereed is als algemeen aanspreekpunt, zoals een eventmanager. Zo krijgen uw gasten de ideale ervaring.

Tip 7: Evalueren en ROI berekenen

Na een geslaagd event mag u niet vergeten om te evalueren. Op deze wijze checkt u in hoeverre u uw doelstellingen hebt behaald. Ook is achteraf de ROI berekenen nuttig voor zakelijke evenementen. Als u tijd en moeite in events stopt, dan wilt u ook weten wat hier het resultaat van is geweest. Return on investment (ROI) geeft de verhouding tussen opbrengsten en investeringen aan. Doe dit eventueel samen met uw team. Kijk naar wat er perfect verliep en naar wat volgende keer anders zou kunnen. Ook uw gasten vinden het hoogstwaarschijnlijk leuk om na het evenement nog van u te horen. Stuur ze een bedankje voor hun bezoek, bijvoorbeeld een mooi persoonlijk geschenk.