Blog Checklist: zo plant u een succesvol evenement

Voordat u begint met het plannen van een evenement, is het belangrijk om eerst stil te staan bij drie essentiële onderdelen: doelgroep, doelstelling en budget. U heeft waarschijnlijk al een idee wie u wilt uitnodigen, maar schrijf dit concreet op. Wie wilt u erbij hebben en waarom? Bepaal ook wat u met het evenement wilt bereiken. Dat geeft richting aan de keuzes die u maakt. Tot slot: het is slim om een begroting op te stellen. Denk hierbij niet alleen aan grote kostenposten zoals de locatie, maar ook aan details zoals bloemen of naamkaartjes. Door deze basis helder te hebben, creëert u een stevige fundering voor een succesvol evenement.

Bij het kiezen van een datum voor uw evenement is het belangrijk rekening te houden met vakanties, de beschikbaarheid van gasten en de dag van de week. Maandag is vaak geschikt voor bedrijven in de horeca, terwijl dinsdag, donderdag en soms woensdag beter zijn voor zakelijke evenementen. Al is woensdag minder ideaal voor parttimers. Feestelijke evenementen plant u het best op donderdag, vrijdag of zaterdag. Zondag kan ook, maar houd rekening met gelovige gasten.

De locatie van uw evenement speelt een grote rol in de eerste indruk die u maakt. Voordat u een locatie kiest, is het belangrijk dat u al duidelijkheid heeft over het type evenement, de gasten en het budget. De locaties van Swijnenburg zijn geschikt voor diverse gelegenheden en bieden ruimte voor 2 tot 350 personen. Alle locaties zijn centraal gelegen, goed bereikbaar met het openbaar vervoer en beschikken over voldoende parkeergelegenheid.

Alle drie onze locaties zijn landgoederen en monumentale, authentieke panden elk met een eigen karakter en verhaal. Zo is Buitenplaats Amerongen een stijlvolle, inspirerende plek vol historie, biedt Buitenplaats Sparrendaal een exclusieve setting voor zakelijke bijeenkomsten of privéfeesten en vormt Huis Scherpenzeel een intieme en elegante omgeving voor vergaderingen of vieringen in stijl.

Bij ieder evenement is het belangrijk dat uw gasten worden voorzien van een smakelijk hapje en drankje. Buitenplaats Sparrendaal, Huis Scherpenzeel en Buitenplaats Amerongen worden alle drie verzorgd door de catering van restaurant Liz . Onze chefs laten zich inspireren door het seizoen en werken met zoveel mogelijk verse producten. De mogelijkheden zijn veelzijdig: denk aan een informele lunch tijdens een zakelijke bijeenkomst. Van een dinerbuffet, walking dinner, een gezeten diner tot aan een barbecue. 

Na afloop van uw evenement is het belangrijk om het succes ervan te evalueren. Een goede evaluatie helpt u te begrijpen wat goed werkte, of het budget en de tijdsplanning realistisch waren en waar u de volgende keer extra aandacht aan moet besteden.

Vraag ook actief om reacties van uw gasten: hoe hebben zij de sfeer ervaren? Wat vonden zij van de locatie, de aankleding en het verloop van de dag? Wees niet bang om hier tijdens het evenement al naar te vragen. Wilt u dit liever achteraf doen, dan kan dat eenvoudig via een enquête. Op basis van deze inzichten kunt u toekomstige evenementen nog effectiever en gastgericht organiseren.

Bij Swijnenburg denken we graag met u mee over de invulling van uw evenement. Met jarenlange ervaring in het organiseren van zakelijke evenement, beschikken onze accountmanagers over de juiste kennis om u deskundig te adviseren en te ontzorgen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.