De locatie van een vergaderruimte kan een groot verschil maken in de kwaliteit van de meeting. Een vergadering op een bijzondere, externe locatie brengt meer inspiratie dan een vergadering die plaatsvindt op een locatie waar de deelnemers dagelijks aan het werk zijn.

Een mooie locatie en een groene omgeving zorgen voor motivatie en inspiratie om met elkaar aan de slag te gaan. De mogelijkheid om een frisse neus te halen in de pauzes, of even rond te kijken in de omliggende natuur, zorgt voor frisse inzichten. Bij goed weer kunt u er zelfs voor kiezen om buiten te vergaderen.

Een vergadering op een externe locatie is veel meer een ervaring dan een vergadering online of op kantoor. Daardoor is het gevoel van urgentie groter. Door budget, tijd en moeite in het organiseren van een vergadering te steken, spoor je deelnemers aan om ook te investeren in hun deelname. Het geeft een bepaalde lading waardoor deelnemers meer hun best zullen doen om bij de vergadering aanwezig te kunnen zijn.

Op een externe locatie wordt een vergadering niet gestoord door een collega die ‘even snel iets moet  vragen’ of door een ‘belangrijk’ probleem waarvoor iemand weg moet. Iedereen kan zijn volle aandacht richten op de vergadering.

Bijzondere locaties met een mooie omgeving zijn, naast vergaderen, perfect voor teambuildingsactiviteiten. Door een activiteit toe te voegen aan de vergadering verandert de groepsdynamiek. Deelnemers leren elkaar op een andere manier kennen waardoor de samenwerking wordt verbeterd en de vergadering actiever verloopt.

Externe locaties hebben veel ervaring met het organiseren van zakelijke bijeenkomsten. Alle benodigdheden zoals beamer, flip-overs en comfortabele stoelen zijn aanwezig. Daarnaast zijn er vaak verschillende culinaire mogelijkheden, zo hoeft niemand zich zorgen te maken om de koffie of de lunch. Dit zorgt ervoor dat de vergadering efficiënt en geconcentreerd verloopt. Zo vertrekt u uiteindelijk met nieuwe ideeën, plannen en oplossingen.

De authentieke en stijlvolle locaties van Swijnenburg dienen perfect als vergaderlocatie. Benieuwd naar de mogelijkheden op Huis Scherpenzeel, Buitenplaats Amerongen en Buitenplaats Sparrendaal. Neem dan contact met ons op, we vertellen je graag meer.

Bedenk van te voren wat het doel is van de bijeenkomst. Waarom brengt u mensen samen en wat is de boodschap die aan het einde van de bijeenkomst overgebracht moet zijn. Het is goed om van te voren te bepalen wat, hoelang en wie er nodig zijn om dit doel te bereiken. En bepaal voor welke doelgroep deze bijeenkomst interessant is.

U wilt tijdens de bijeenkomst zo doelgericht mogelijk te werk gaan. U hebt hier het meeste profijt van als de genodigden het onderwerp herkennen en interessant vinden. Hoe breder het publiek, hoe lastiger het is om een boodschap goed over te brengen.

Zodra u op zoek gaat naar een locatie voor de bijeenkomst, bedenk dan wat het doel is van het evenement. Houd de missie en visie van het bedrijf waar u het evenement voor organiseert in uw gedachte want het is belangrijk dat de locatie hierbij aansluit.

Gaat het bijvoorbeeld om een belangrijke presentatie voor bedrijfsbestuurders en zullen er belangrijke beslissingen gemaakt worden die voor uw, als bedrijf, grote invloed zullen hebben, dan zal er eerder voor een bijzondere locatie worden gekozen met een breed scala aan faciliteiten die goed aansluiten bij het doel van het evenement.

Aspecten die tegenwoordig steeds belangrijker zijn bij het kiezen van een locatie zijn duurzaamheid van de evenementenlocatie, groene en landelijk omgeving (mogelijkheid om buiten te zijn in pauzemomenten en er even helemaal tussenuit te zijn) en gezonde en afwisselende culinaire invulling. Het kiezen van de juiste locatie is een belangrijk onderdeel voor een geslaagde bijeenkomst.

Zorg ervoor dat bij de genodigden duidelijk is wat ze kunnen verwachten van de bijeenkomst. Denk hierbij aan het thema, wie er komen spreken en wat de onderwerpen zijn. Benadruk bij de genodigden waarom het onderwerp en thema van de bijeenkomst interessant voor hen zijn. Daarnaast is het voor de genodigden ook fijn om te weten wie er nog meer genodigd zijn zodat deelnemers weten wat voor netwerkmogelijkheden de bijeenkomst biedt.

Om de interesse te wekken van de genodigden is het slim om niet alles prijs te geven. Deel de nodige informatie, maar houd iets achter de hand waardoor de genodigden nieuwsgierig worden naar het event. Denk hierbij aan; het prijsgeven wie er komt spreken maar niet op welke manier en dergelijken.

De tijd van stilzitten en luisteren is zo goed als voorbij. Zoek de interactie op met de deelnemers vanaf moment één. In het voortraject kan dit bijvoorbeeld door middel van: reactie op de uitnodiging, filmpje van de spreker of een app van het evenement waarbij de deelnemers alle benodigde informatie kunnen vinden. Tijdens het evenement zelf kan dit door het inplannen van een debat, quiz of tafelgesprekken.

Dankzij ruimte voor interactie worden de deelnemers geprikkeld. De deelnemers zullen de kennis beter tot zich nemen en hun eigen kennis delen. Dit is voor zowel de andere deelnemers als de organisatie succesvol en wordt de bijeenkomst als succesvoller ervaren door alle aanwezigen.

De afsluiting is het laatste onderdeel dat de aanwezigen zullen onthouden. Zorg ervoor dat dit inspirerend, sterk en duidelijk is. Of sluit zelfs feestelijk af met een diner of walking diner. Zorg voor een gave herinnering doet het altijd goed, denk hierbij aan een aftermovie van het event zodat de aanwezigen de highlights van de bijeenkomst kunnen terugzien.

Hopelijk heb je iets aan deze 6 bouwstenen voor een succesvol evenement. Zo zijn er nog veel meer tips en tricks voor het organiseren van de juiste bijeenkomst, wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Houdt een feest met een kleurenthema, bijvoorbeeld een “Black And White Party”. Het is een gemakkelijke dresscode omdat iedereen wel iets zwarts of wits in hun garderobe heeft, maar het geeft ook een hele chique uitstraling. Denk aan lang gedekte tafels met zwarte tafellinnen, witte of zwarte borden en fonkelend goud bestek. Ons keukenteam zorgt voor de perfecte culinaire invulling bij het thema en de zaal is bijvoorbeeld aangekleed met zwarte en witte heliumballonnen, witte bloemen en gemaakte foto’s kunnen in zwartwit worden uitgedraaid. En maak het compleet met bijpassende muziek zoals “Black Or White” van Michael Jackson, “Black” van Pearl Jam, of “White Wine” van The Vernons.

Ben je meer op zoek naar een bedrijfsfeest met een activiteit? Houdt dan een themafeest in de stijl van een casino! Jij en je gasten komen terecht op een vorstelijke locatie die is omgetoverd in een casino met verschillende draaitafels of kaartspellen, gedecoreerd met gouden ballonnen en groene tinten. Iedereen is netjes gekleed en we schenken passende dranken, zoals de iconische Martini (shaked, but not stirred) of de Vesper uit de James Bond film Casino Royale, met bijpassende gerechten die naar het thema worden geserveerd. Dit, gecombineerd met bijpassende muziek en een leuke sfeer, zorgt gegarandeerd voor een onvergetelijke avond.

Als je van plan bent een bedrijfsevenement te organiseren rond november, december of januari, is een Winter Wonderland-thema ook heel leuk! De entree zal bedekt zijn met sneeuw en de locatie wordt aangekleed met prachtig versierde kerstbomen, sneeuwvlokjes, zilveren ballonnen en een hot chocolate bar waar je warme chocolademelk kan halen met een extra toevoeging zoals rum. Draai “Winter Wonderland” of “It’s beginning to look a lot like Christmas” van Michael Bublé, “Shivers” van Ed Sheeran of “Cold Heart” van Dua Lipa.

Of ga terug de tijd in! Dit is een leuk idee voor een jubileumfeest. Transformeer de zaal bijvoorbeeld naar de 80s met discoballen, wijde pijpen broeken en veel kleur. Maar je kan ook een willekeurig jaar kiezen zoals de 50s. De locatie is versierd met posters van beroemdheden uit de jaren 50 zoals Marilyn Monroe of Elvis Presley en jullie favoriete nummers worden afgespeeld uit een Jukebox. Bedenk een leuke dresscode zoals personages uit de film Grease en zo is iedereen in de sfeer voor een geweldig feest!

Bij het kiezen van een passend thema is het belangrijk om goed na te denken over de gasten die je uitnodigt. Als het thema te erg uitwijkt van het doel van het evenement of de interesses van de gasten, heb je minder kans dat ze erin meegaan. Wij stellen onze locaties Buitenplaats Amerongen, Buitenplaats Sparrendaal en Huis Scherpenzeel beschikbaar voor evenementen in alle soorten en maten. Neem contact met ons op en we denken graag mee over de mogelijkheden voor jouw thema.

Een kerstmarkt zorgt voor de ultieme kerststemming met prachtig versierde kerstbomen, lichtjes en kaarsjes. Wat is er dan leuker om uw eigen kerstmarkt te organiseren voor uw gezelschap. U kunt zelf bepalen hoe groot of klein het wordt. U kunt groots uitpakken met veel versieringen of het wat kleiner en knusser houden. De kerstkraampjes zijn omgebouwd tot een gezellige kerstmarkt waar uw collega’s hun eigen kerstpakket kunnen samenstellen. Zo hoeft u zich niet druk te maken over een kerstpakket dat voor iedereen passend is, maar kunnen zijn hem volledig personaliseren. Dit is voor hen leuker en ook voor u!

Een winter barbecue met kampvuur is de perfecte buitenactiviteit als het winter is. Als het koud is willen mensen vaak niet naar buiten, maar met een kampvuur, lekkere gerechten en drankjes kan het heel gezellig en knus zijn. Wij nemen graag u zorgen uit handen en verzorgen de culinaire gerechten voor de winter barbecue. Daarnaast worden onze locaties omgetoverd in winterse sferen zodat u en uw gezelschap direct in de kerststemming komen. 

Sjoelen is een echt gezelschapsspel waardoor het goed past in de maand december. Het is makkelijk klaar te zetten en u en uw gezelschap kunnen gezellig met elkaar bijpraten. Als u het sjoelspel combineert met een borrel hoeft uw gezelschap zich ook niet te vervelen als ze moeten wachten op hun beurt. Wij denken graag met u mee over de invulling van de borrel, zodat u op de dag zelf nergens meer aan hoeft te denken. 

Als laatst kunt u ervoor kiezen om voor uw gezelschap een kerstfeest te organiseren met prachtige kerstversieringen op één van onze locaties. Wij bieden de ideale ruimtes voor het organiseren van een kerstfeest, zodat u samen met uw gezelschap op een feestelijke manier het jaar kan afsluiten.

Bent u geïnteresseerd in het organiseren van een winterse activiteit op één van onze locaties? Neem dan gerust contact met ons op zodat we samen kunnen kijken naar de invulling en mogelijkheden. Wij verwelkomen jullie graag!

Een compleet online evenement is een evenement dat bestaat uit keynotes, breakouts en netwerkmomenten. Net als bij een echt evenement. Een online evenement is meer dan alleen een livestream en vereist dan ook een professioneel platform, waar iedereen samenkomt.

Bij een hybride evenement worden de fysieke en online werelden met elkaar verweven tot één evenement. Zo is het voor de bezoekers mogelijk om het evenement fysiek bij te wonen wanneer hij behoeften heeft om te netwerken. En is het ook mogelijk om deel te nemen vanuit huis, als hij bijvoorbeeld minder tijd tot zijn beschikking heeft. Maar hoe organiseer je nu een online of hybride evenement?

De basis van online en offline evenement is gelijk aan elkaar. Zo start ook de organisatie van een online evenement met het bepalen van doelstellingen. Bepaal van te voren wat je met het evenement wilt bereiken.

Bij een fysiek evenement kies je als eventmanager een locatie op basis van ligging, bereikbaarheid en uitstraling. Bij een online evenement vallen deze elementen weg en kijk je naar welke techniek belangrijk is voor jouw evenement. Is een livestream genoeg? Of wil je juist inspelen op de beleving door een volledige online omgeving met programma’s en interactie te creëren?

Om dit te bepalen kijk je naar het aantal deelnemers, mogelijkheden voor interactie, wel of niet live en het uitzenden vanuit huis of vanuit een studio. Wanneer je dit allemaal bepaald hebt, zorg je voor de juiste benodigdheden. Swijnenburg helpt je graag met het vinden van de juiste tools en benodigdheden en heeft meerdere partners tot zijn beschikking.

Bij een online evenement zijn deelnemers sneller afgeleid waardoor het nog belangrijker is om jouw deelnemers betrokken te houden. Zorg voor een compact en afwisselend programma van ongeveer drie uur. Vergeet daarbij niet om pauzes in het programma op te nemen. Op deze manier geef je de deelnemers de gelegenheid om de informatie te laten bezinken en wat te eten en te drinken. Zo kan je starten met een gezamenlijke opening en vervolgens in break-outrooms gaan waarnaar je weer terugkomt voor een gezamenlijke afsluiting.

Tijdens het online evenement moet er ingespeeld worden op de beleving van de bezoekers. Zorg bijvoorbeeld voor livemuziek tijdens de pauze of een andere gave act. Ook moeten er voldoende netwerkmogelijkheden zijn. Dit kan bijvoorbeeld door chatfuncties in een online omgeving maar ook door deelnemers zichzelf even voor te laten stellen tijdens een break-out sessie.

Na afloop van het evenement kun je de opnames delen met jouw bezoekers. Zo kunnen deelnemers die niet bij elke sessie aanwezig konden zijn dit op een later moment nog terug kijken. Op deze manier zorg je ervoor dat jij als evenement flexibiliteit biedt aan jouw bezoekers. Daarnaast is het fijne aan online evenementen dat je veel kan meten én meten is weten. Zo kun je analyseren wanneer deelnemers afhaken, wanneer deelnemers chats sturen en wat de inhoud is van deze chats. Wanneer je deze resultaten analyseert kan je bepalen wat je hieruit mee kunt nemen naar een volgende editie.

Bij Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel & Buitenplaats Sparrendaal is het mogelijk om een online of hybride evenement te organiseren. Onze historische locaties zijn het perfecte decor voor een livestream, maar ook voor de fysieke gasten bieden wij talloze mogelijkheden. We denken graag met jou mee over de invulling van jouw online of hybride evenement zodat we er samen een onvergetelijke dag van kunnen maken! Neem gerust contact met ons op zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.