Checklist bij het organiseren van een (groot) feest

Ga jij binnenkort een feest organiseren? Of het nu gaat om een verjaardag, jubileum, familiefeest of bruiloft; bij een organiseren van een feest komt het een en ander kijken. Waar moeten jullie allemaal aan denken en wat maakt het feest tot een succes? We hebben, om jullie op weg te helpen, een checklist gemaakt zodat het feest, zonder stress, het allerleukste feest wordt!

1. Maak een gastenlijst
Het is slim om met het maken van de gastenlijst te starten. Als jullie met de gastenlijst aan de slag gaan, bedenk je namelijk meteen of het een intiem of juist een groot feest wordt. Wordt het een feest met alleen directe familie en beste vrienden? Of pakken jullie groot uit en nodigen jullie ook verre familie, kennissen en de buren uit? Als de gastenlijst af is, is de kans groot dat jullie ook meteen weten wat voor feest jullie willen geven.

2. Kies een datum en tijd
Hebben jullie al een specifieke dag in gedachten voor het feest of zijn jullie flexibel? Als de datum nog niet vast staat, kijk dan vooral wat haalbaar is voor de gasten. In het weekend hebben veel mensen vrij en is de kans groot dat de meeste gasten erbij kunnen zijn. Zijn er veel kinderen bij, dan is het fijn om het feest overdag te vieren en niet alleen in de avond. Willen jullie het feest ergens op locatie vieren? Houd dan ook rekening met de beschikbaarheid van de locatie.

3. Bepaal het budget
Het is belangrijk om van tevoren te bedenken hoeveel geld jullie uit willen geven aan het feest. Een feest organiseren kan namelijk binnen elk budget. Het ligt er helemaal aan wat de wensen zijn. Als jullie een klein budget hebben, is het slim om het feest thuis te vieren of bijvoorbeeld een tuinfeest te geven. Willen jullie een groot feest organiseren en flink uitpakken? Dan is het leuk om voor een feestlocatie te kiezen. Een mooie feestlocatie maakt het feest extra bijzonder en jullie hoeven zelf tijdens de voorbereidingen én het feest zelf veel minder te regelen.

4. Kies een locatie
Hebben jullie besloten om uit te pakken? Bij Swijnenburg zijn jullie aan het juiste adres. We hebben alles in huis om jullie wensen om te zetten naar een origineel feestprogramma dat helemaal bij jullie past. Met een feestelijke high-tea, een lunch, borrel of spetterend feest zorgen we ervoor dat het een onvergetelijke dag wordt. Op onze prachtige Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel of Buitenplaats Sparrendaal leggen wij jullie en jullie gasten graag in de watten. Groots uitpakken, maar toch liever thuis het feest organiseren? Kijk goed naar hoeveel ruimte er is en overweeg om een tent te lenen of te huren om de ruimte in huis uit te breiden.

5. Bedenk een thema
Natuurlijk is het bedenken van een thema niet verplicht, maar het kan jullie feest soms net dat beetje extra geven. Ook kunnen de feestelijke decoraties erop worden afgestemd. Klik hier voor 4 originele ideeën voor jouw themafeest! Liever geen thema, maar vinden jullie het wel leuk als iedereen goed gekleed komt? Kies voor een  dresscode. Een feestelijke dresscode is Cocktail: informeel , kleurrijk met een chique twist. Een andere bekende dresscode is Tenue de Ville. Een nette dresscode met vooral subtiele, zachte tinten en vaak gedragen bij bruiloften, buitenfeesten en feesten overdag.

6. Hapjes en drankjes
Met de hapjes en drankjes kunnen jullie alle kanten op. Een bbq, een walking dinner, een gangen diner of borrelhapjes met een drankje. Het is net wat jullie voorkeur heeft. Vieren jullie het feest thuis en gaan jullie zelf aan de slag met de hapjes? Regel dan wat extra handen. Vrienden of familie vinden het vaak leuk om te helpen en het maakt de voorbereidingen extra leuk. Zorg  ook voor voldoende glazen, servies en bestek. En als jullie kiezen voor een diner zorg dan ook voor voldoende stoelen. Vieren jullie je feest op locatie? Bij Swijnenburg ontzorgen we jullie volledig. We denken graag met jullie mee en bekijken samen de mogelijkheden.

7. Tijd voor het feest!
Kleed de ruimte waar jullie het feest vieren mooi aan. Zet de welkomstdrankjes klaar, trek een mooie outfit aan en het feest kan beginnen! Ontspan, want dankzij jullie goede voorbereiding is alles tot in de puntjes geregeld en kunnen jullie genieten van het feest!

Wij denken graag met je mee!
Ben jij van plan een groot evenement te organiseren bij onze evenementenlocaties Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel en Buitenplaats Sparrendaal. Neem dan contact met ons op. Wij helpen graag!

De leukste Kerstactiviteiten voor uw gezelschap

De feestdagen komen steeds dichterbij. De maand december staat bekend als de gezelligste maand van het jaar en kent talloze leuke momenten. Vier deze feestelijke maand met uw collega’s in winterse sferen op één van onze locaties: Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel of Buitenplaats Sparrendaal. Wij hebben een paar van de leukste winterse activiteiten samengesteld om er samen met uw gezelschap een onvergetelijke maand van te maken.

Kerstmarkt
Een kerstmarkt zorgt voor de ultieme kerststemming met prachtig versierde kerstbomen, lichtjes en kaarsjes. Wat is er dan leuker om uw eigen kerstmarkt te organiseren voor uw gezelschap. U kunt zelf bepalen hoe groot of klein het wordt. U kunt groots uitpakken met veel versieringen of het wat kleiner en knusser houden. De kerstkraampjes zijn omgebouwd tot een gezellige kerstmarkt waar uw collega’s hun eigen kerstpakket kunnen samenstellen. Zo hoeft u zich niet druk te maken over een kerstpakket dat voor iedereen passend is, maar kunnen zijn hem volledig personaliseren. Dit is voor hen leuker en ook voor u!

Winter barbecue met kampvuur
Een winter barbecue met kampvuur is de perfecte buitenactiviteit als het winter is. Als het koud is willen mensen vaak niet naar buiten, maar met een kampvuur, lekkere gerechten en drankjes kan het heel gezellig en knus zijn. Wij nemen graag u zorgen uit handen en verzorgen de culinaire gerechten voor de winter barbecue. Daarnaast worden onze locaties omgetoverd in winterse sferen zodat u en uw gezelschap direct in de kerststemming komen. 

Sjoelcompetitie met borrel
Sjoelen is een echt gezelschapsspel waardoor het goed past in de maand december. Het is makkelijk klaar te zetten en u en uw gezelschap kunnen gezellig met elkaar bijpraten. Als u het sjoelspel combineert met een borrel hoeft uw gezelschap zich ook niet te vervelen als ze moeten wachten op hun beurt. Wij denken graag met u mee over de invulling van de borrel, zodat u op de dag zelf nergens meer aan hoeft te denken. 

Kerstfeest
Als laatst kunt u ervoor kiezen om voor uw gezelschap een kerstfeest te organiseren met prachtige kerstversieringen op één van onze locaties. Wij bieden de ideale ruimtes voor het organiseren van een kerstfeest, zodat u samen met uw gezelschap op een feestelijke manier het jaar kan afsluiten.

Bent u geïnteresseerd in het organiseren van een winterse activiteit op één van onze locaties? Neem dan gerust contact met ons op zodat we samen kunnen kijken naar de invulling en mogelijkheden. Wij verwelkomen jullie graag!

Tips voor het organiseren van een geslaagd familiefeest

Veel families hebben de traditie om eens in de zoveel tijd bij elkaar te komen en een familiefeest te geven. Heb jij de taak op je genomen om deze keer het familiefeest te organiseren? Wij helpen je graag met tips want het organiseren van een familiefeest is natuurlijk heel leuk, maar er komt ook best wat werk bij kijken.

Een familiefeest is het moment dat iedereen elkaar weer ziet, elkaar spreekt en in ontspannen sfeer tijd met elkaar doorbrengt. Voor elke familie ziet een familiefeest er anders uitzien. De ene familie is sportief en is het liefst de hele dag actief bezig terwijl de andere familie liever een feestje viert, maar wat vooral belangrijk is, is dat iedereen bij elkaar is en samen tijd doorbrengt. En met dat doel in het achterhoofd kan de organisatie beginnen! We helpen je graag met tips.

Zet alle info op een rij
Het doel is vastgesteld; een gezellige dag met elkaar doorbrengen. Om een geslaagde dag te organiseren is het handig om een aantal dingen inzichtelijk te maken. Bedenk met hoeveel mensen jullie bij elkaar zijn, welke leeftijden aanwezig zijn, zijn er familieleden die slecht ter been zijn, waar moet iedereen vandaan komen en welk budget is er beschikbaar. Als je deze informatie op een rij hebt, kan je gerichter zoeken naar een passende locatie en eventueel passende activiteiten.

Vind de ideale locatie voor het familiefeest
Waar moet iedereen vandaan komen? Woont de familie verspreid over het hele land? Dan is het handig om een plek in het midden van Nederland te kiezen die makkelijk te bereiken is en waar voldoende parkeergelegenheid is. Woont iedereen vlakbij elkaar? Dan kan het leuk zijn om met z’n allen eens op een hele andere plek in Nederland bij elkaar te komen en daar de omgeving te verkennen.
De locaties van Swijnenburg, Buitenplaats Amerongen, Huis Scherpenzeel en Buitenplaats Sparrendaal, zijn centraal gelegen in Nederland, op de Utrechtse Heuvelrug, en zijn prachtige locaties om samen met familie bij elkaar te komen.

Zorg voor een hapje en een drankje
Als je een grote familie hebt, is de kans groot dat je elkaar niet allemaal even vaak ziet. Op een familiedag is het daarom vooral leuk om met iedereen te kunnen bijpraten. Plan een familiedag daarom niet te vol en laat vooral ruimte om met elkaar te praten en samen herinneringen op te halen. En bijpraten doet iedereen het liefst onder het genot van een hapje en een drankje. Op onze locaties verzorgen we jullie dag graag met een feestelijke high tea, een lunch, een borrel of uitgebreid diner.
Lekker eten en drinken is bij ons vanzelfsprekend. We koken op topniveau waarbij de chefs zich laten inspireren en groenten en kruiden uit de kasteelmoestuin. Van fine dingen voor 10 personen tot luxe diners voor 250 personen; we zetten jullie wensen graag om in een feestelijk programma.

Van valkendemonstratie tot rondleiding door het kasteel
Tussen het bijkletsen en de culinaire verwennerij door een leuke groepsactiviteit doen? Wat dacht je van een rondleiding over het landgoed met aansluitend een valkendemonstratie. Of wat dacht je van schilderen in de tuin of van een heuse schermclinic? Of kijk eens naar ons activiteitenaanbod voor een leuke groepsactiviteit. Perfect te combineren met een feestelijk diner of in de zomer, bij mooi, weer een barbecue op een van de prachtige terrassen.

Wij helpen je graag!
Graag helpen we jou bij het omzetten van jouw wensen naar een feestelijk en origineel familieprogramma. Met onze ervaring weten we als geen ander hoe we een perfecte familiedag organiseren voor jong en oud. Neem gerust contact met ons op en we leiden je graag rond op onze locatie en vertellen je over onze mogelijkheden.

Top 5 meest gemaakte fouten tijdens de organisatie van een evenement

Een foutje is snel gemaakt wanneer je een event organiseert. Je bent namelijk de spin in het web en er moeten heel veel dingen geregeld en georganiseerd worden. Toch vinden wij dat er altijd ruimte is voor verbetering, daarom zijn de 5 meest gemaakte fouten voor jou op een rij gezet!

1. Tijdsplanning
Daar is hij dan: je draaiboek. Alle tijden staan netjes vermeld en alles zou prima volgens planning moeten lopen. Maar helaas loopt dit vaak niet zo. Mensen komen te laat, of een ceremonie loopt uit. Het is goed om hier altijd rekening mee te houden, tijd in te bouwen voor uitloop en alvast te bedenken hoe je het volgende onderdeel op het programma eventueel zou kunnen bijstellen, mocht hier minder tijd voor zijn.

2. Filetijden
Vaak begint een event of diner rond de spitstijden. ‘Aanvang om 09.00 / 17.30’ wordt vaak genoemd, maar deze tijden zijn eigenlijk onhandig voor je gasten en je event. Zo staan je gasten in de file en zijn ze ook te laat op je event, waardoor je uitloopt.. Houd altijd rekening met deze tijden en bedenk goed welke tijden handig zijn om je gasten te laten arriveren. Zo biedt aankomst na 10.00 of voor 16.00 meer zekerheid.  

3. Audio/techniek check 
Techniek kan je helaas in de steek laten op de momenten dat je het hard nodig hebt. Zo kun je tijdens de soundcheck er bijvoorbeeld achter komen dat de AUX-kabel het niet goed doet, of je telefoon geen verbinding kan maken met de bluetooth, of je een verlengsnoer of nieuwe batterijen nodig hebt. Zorg er daarom voor dat je altijd de techniek van tevoren checkt, reserve middelen mee hebt en daarmee denkt aan een back-up. Zo voorkom je onnodige stress op de dag zelf.

4. Geen regenplanning
Een bruiloft of zakelijke borrel buiten, onder de lentezon; heerlijk! Maar wat als het gaat regenen die dag? Niets is zo veranderlijk als het weer, zeker in Nederland. Een event plan je ook vaak weken van tevoren en dan is het weer nog niet erg voorspelbaar. Zorg daarom altijd dat je een plan B hebt, mocht het gaan regenen. Wees voorbereid. Bespreek met de locatie vooraf hoe je het event naar binnen kunt verplaatsen en met welke wensen. Zo voorkom je dat je straks het hele event naar binnen verplaatst, zonder dat je tevreden bent met hoe het eruit ziet en de stress die erbij komt kijken, omdat je het last minute moet veranderen.

5. Besparen op een fotograaf/videograaf
Foto’s en film zijn vaak het enige tastbare qua herinnering aan je event. Het zou natuurlijk zonde zijn als dit niet van goede kwaliteit is, of niet aanwezig is! Een kennis via-via die weleens iets met een camera heeft gedaan is dus misschien niet een goed idee. Het is, vooral na een bruiloft, erg leuk om na een paar jaar weer de dag te herbeleven via een mooie video, of leuke foto’s. Laat het dus aan de professionals over. Je kunt ook alleen voor foto’s kiezen en niet ook nog voor een film. Dat kan natuurlijk ook, maar met videocontent kun je de dag echt volledig herbeleven.

Mocht je dus een event gaan organiseren, zakelijk of privé, houdt dan rekening met de bovenstaande punten. Zodra je bij Buitenplaats Amerongen, Buitenplaats Sparrendaal of Huis Scherpenzeel een event komt organiseren, helpen wij je natuurlijk graag bij en nemen we ook alle aandachtspunten met je door. Wij denken graag met je mee en kijken dan ook graag naar oplossingen, of een plan B. 

Team Swijnenburg Sales Contact ons op WhatsApp!