Top 5 meest gemaakte fouten tijdens de organisatie van een evenement

Daar is hij dan: je draaiboek. Alle tijden staan netjes vermeld en alles zou prima volgens planning moeten lopen. Maar helaas loopt dit vaak niet zo. Mensen komen te laat, of een ceremonie loopt uit. Het is goed om hier altijd rekening mee te houden, tijd in te bouwen voor uitloop en alvast te bedenken hoe je het volgende onderdeel op het programma eventueel zou kunnen bijstellen, mocht hier minder tijd voor zijn.

Vaak begint een event of diner rond de spitstijden. ‘Aanvang om 09.00 / 17.30’ wordt vaak genoemd, maar deze tijden zijn eigenlijk onhandig voor je gasten en je event. Zo staan je gasten in de file en zijn ze ook te laat op je event, waardoor je uitloopt.. Houd altijd rekening met deze tijden en bedenk goed welke tijden handig zijn om je gasten te laten arriveren. Zo biedt aankomst na 10.00 of voor 16.00 meer zekerheid.  

Techniek kan je helaas in de steek laten op de momenten dat je het hard nodig hebt. Zo kun je tijdens de soundcheck er bijvoorbeeld achter komen dat de AUX-kabel het niet goed doet, of je telefoon geen verbinding kan maken met de bluetooth, of je een verlengsnoer of nieuwe batterijen nodig hebt. Zorg er daarom voor dat je altijd de techniek van tevoren checkt, reserve middelen mee hebt en daarmee denkt aan een back-up. Zo voorkom je onnodige stress op de dag zelf.

Een bruiloft of zakelijke borrel buiten, onder de lentezon; heerlijk! Maar wat als het gaat regenen die dag? Niets is zo veranderlijk als het weer, zeker in Nederland. Een event plan je ook vaak weken van tevoren en dan is het weer nog niet erg voorspelbaar. Zorg daarom altijd dat je een plan B hebt, mocht het gaan regenen. Wees voorbereid. Bespreek met de locatie vooraf hoe je het event naar binnen kunt verplaatsen en met welke wensen. Zo voorkom je dat je straks het hele event naar binnen verplaatst, zonder dat je tevreden bent met hoe het eruit ziet en de stress die erbij komt kijken, omdat je het last minute moet veranderen.

Foto’s en film zijn vaak het enige tastbare qua herinnering aan je event. Het zou natuurlijk zonde zijn als dit niet van goede kwaliteit is, of niet aanwezig is! Een kennis via-via die weleens iets met een camera heeft gedaan is dus misschien niet een goed idee. Het is, vooral na een bruiloft, erg leuk om na een paar jaar weer de dag te herbeleven via een mooie video, of leuke foto’s. Laat het dus aan de professionals over. Je kunt ook alleen voor foto’s kiezen en niet ook nog voor een film. Dat kan natuurlijk ook, maar met videocontent kun je de dag echt volledig herbeleven.

Mocht je dus een event gaan organiseren, zakelijk of privé, houdt dan rekening met de bovenstaande punten. Zodra je bij Buitenplaats Amerongen, Buitenplaats Sparrendaal of Huis Scherpenzeel een event komt organiseren, helpen wij je natuurlijk graag bij en nemen we ook alle aandachtspunten met je door. Wij denken graag met je mee en kijken dan ook graag naar oplossingen, of een plan B.